Nuestro cliente
Aroca Vives
Funciones que nos ayudaron: Automatización de procesos, y gestión documental.
Tipo de empresa: B2B/B2C
Industria: Servicios jurídicos
Aroca vives
AROCA VIVES transforma la atención jurídica de sus clientes con Zoho SalesIQ, Zoho Bookings y OpenSky
“La implementación de nuestro chatbot fue ese primer paso hacia la transformación digital que estábamos buscando.”
— Yasmin Villanueva, Coordinadora de Comunicaciones de AROCA VIVES
En el sector jurídico, la confianza comienza mucho antes de la primera reunión con un abogado. Empieza desde el primer contacto que un cliente tiene con la firma.
Para AROCA VIVES, firma especializada en derecho tributario y corporativo para empresas y familias, ofrecer una atención profesional, organizada y ágil se convirtió en un objetivo estratégico para fortalecer la experiencia de sus clientes y optimizar el trabajo interno de sus equipos.
Con el acompañamiento de OpenSky Consultores, la firma inició su proceso de transformación digital implementando Zoho SalesIQ y Zoho Bookings, construyendo una experiencia digital que automatiza la atención inicial, facilita el agendamiento de citas y genera información valiosa para mejorar continuamente el servicio.
¿Qué aprenderás de este caso de éxito?
Cómo automatizar la atención inicial de clientes mediante un chatbot inteligente.
Cómo reducir la carga operativa del equipo administrativo.
Cómo integrar un chatbot con el calendario de los abogados mediante Zoho Bookings.
Cómo medir la satisfacción del cliente y analizar indicadores de atención.
Cómo convertir cada interacción en información útil para la gestión comercial.
Cómo iniciar una estrategia de transformación digital sin modificar la esencia del servicio personalizado.
El reto: una atención lenta y poco estructurada
Antes de implementar Zoho, la atención inicial de los clientes dependía completamente de procesos manuales.
Los clientes escribían directamente al WhatsApp de la firma y la asignación de cada consulta requería que el equipo identificara qué abogado debía atenderla.
La información se compartía de manera informal entre oficinas, utilizando notas, mensajes o indicaciones verbales.
Este modelo generaba varios desafíos:
Tiempos de respuesta elevados.
Dependencia permanente del equipo administrativo.
Falta de uniformidad en la atención.
Dificultad para asignar rápidamente cada consulta al abogado correspondiente.
Escasa trazabilidad de las interacciones.
Procesos manuales para programar reuniones.
La firma necesitaba modernizar la experiencia sin perder el trato cercano y profesional que caracteriza sus servicios.
El reto: una atención lenta y poco estructurada
Antes de implementar Zoho, la atención inicial de los clientes dependía completamente de procesos manuales.
Los clientes escribían directamente al WhatsApp de la firma y la asignación de cada consulta requería que el equipo identificara qué abogado debía atenderla.
La información se compartía de manera informal entre oficinas, utilizando notas, mensajes o indicaciones verbales.
Este modelo generaba varios desafíos:
Tiempos de respuesta elevados.
Dependencia permanente del equipo administrativo.
Falta de uniformidad en la atención.
Dificultad para asignar rápidamente cada consulta al abogado correspondiente.
Escasa trazabilidad de las interacciones.
Procesos manuales para programar reuniones.
La firma necesitaba modernizar la experiencia sin perder el trato cercano y profesional que caracteriza sus servicios.
La búsqueda de una solución realmente personalizada
Inicialmente, AROCA VIVES evaluó alternativas ofrecidas por grandes proveedores tecnológicos.
Sin embargo, durante el análisis identificó que las soluciones disponibles no ofrecían el nivel de personalización que buscaban para adaptarse a los procesos específicos de una firma jurídica.
Fue entonces cuando conocieron a OpenSky Consultores, quienes ya desarrollaban otros proyectos tecnológicos dentro de la organización.
A partir de ese acercamiento nació la iniciativa de construir un chatbot completamente adaptado a la experiencia de atención que AROCA VIVES quería ofrecer a sus clientes.
Zoho SalesIQ: un asistente disponible las 24 horas
Con Zoho SalesIQ, la firma implementó un chatbot que acompaña al cliente desde el primer contacto.
Hoy el asistente virtual puede interactuar de forma autónoma con cada visitante, brindando una atención profesional y guiando el proceso de manera ordenada.
Durante la conversación, el chatbot:
-
Solicita los datos del cliente.
-
Registra información de contacto.
-
Identifica el motivo de la consulta.
-
Recopila información relevante para la atención.
-
Responde preguntas frecuentes.
-
Escala la conversación cuando identifica que se requiere un asesor humano.
Todo ello manteniendo un lenguaje formal, cordial y coherente con la imagen de la firma.
Como destaca Yasmin Villanueva, el chatbot representa adecuadamente la identidad de AROCA VIVES al mantener una comunicación basada en el respeto, el profesionalismo y la buena atención.
Una experiencia completamente automatizada para agendar citas
Uno de los mayores avances del proyecto fue la integración entre Zoho SalesIQ y Zoho Bookings.
Una vez el chatbot recopila la información del cliente, este puede continuar automáticamente con el proceso de agendamiento.
Sin necesidad de intervención del equipo administrativo, el sistema presenta la disponibilidad de los abogados y permite seleccionar el horario más conveniente.
Los calendarios de los profesionales permanecen sincronizados en tiempo real, lo que garantiza que las citas se programen únicamente en horarios disponibles.
Esto elimina tareas que anteriormente requerían múltiples llamadas o validaciones internas.
Hoy el proceso funciona de manera mucho más sencilla:
El cliente inicia la conversación con el chatbot.
Proporciona la información requerida.
Selecciona el tipo de asesoría.
Visualiza la disponibilidad del abogado correspondiente.
Agenda la reunión directamente desde Zoho Bookings.
Recibe la confirmación automáticamente.
La experiencia es rápida, organizada y completamente digital.
Información que fortalece la toma de decisiones
Además de automatizar la atención, Zoho SalesIQ proporciona indicadores que permiten evaluar continuamente la calidad del servicio.
AROCA VIVES puede conocer información como:
Nivel de satisfacción de los clientes.
Cantidad de conversaciones atendidas.
Horarios de mayor demanda.
Tiempo promedio de atención.
Interacciones completadas por el chatbot.
Conversaciones escaladas a un asesor.
Tendencias de uso de la plataforma.
Esta información permite identificar oportunidades de mejora y optimizar permanentemente la experiencia del cliente.
La firma también obtiene datos que posteriormente pueden incorporarse a sus procesos internos de seguimiento y gestión de clientes.
Atención inteligente cuando el chatbot no tiene la respuesta
Otro aspecto importante de la solución es su capacidad para identificar cuándo una consulta requiere intervención humana.
Si un usuario realiza preguntas que están fuera del alcance del chatbot, el sistema informa la situación y dirige la conversación hacia un asesor.
Esto permite mantener una experiencia positiva sin generar respuestas incorrectas ni frustración para el cliente.
La tecnología complementa el trabajo del equipo jurídico, pero siempre conserva la posibilidad de que un profesional intervenga cuando el caso lo requiere.
Menos carga operativa, más tiempo para actividades de valor
Como PyME, AROCA VIVES necesitaba aprovechar mejor el tiempo de su equipo.
Antes de la implementación, gran parte de la jornada se destinaba a responder preguntas repetitivas, recopilar datos y coordinar agendas.
Con Zoho SalesIQ y Zoho Bookings, muchas de estas actividades ahora se ejecutan automáticamente.
Mientras el chatbot atiende nuevos clientes, el equipo puede concentrarse en labores de mayor valor, como el acompañamiento jurídico, la gestión de casos y el fortalecimiento de la relación con los clientes.
Yasmin resume el impacto de la solución en tres palabras:
Innovación
Agilidad
Productividad
Resultados
La implementación ha permitido fortalecer significativamente la experiencia de atención y los procesos internos de la firma.
Entre los principales beneficios alcanzados se destacan:
Atención automática y profesional desde el primer contacto.
Disponibilidad permanente para atender nuevos clientes.
Menor carga operativa para el equipo administrativo.
Agendamiento automático de reuniones mediante Zoho Bookings.
Sincronización en tiempo real de los calendarios de los abogados.
Mayor rapidez en la asignación de citas.
Captura estructurada de información de los clientes.
Medición continua de la satisfacción del usuario.
Dashboards con indicadores de atención.
Mejor experiencia para los clientes.
Procesos internos más organizados y eficientes.
OpenSky: un aliado para hacer realidad la transformación digital
El éxito del proyecto no estuvo únicamente en la implementación de la tecnología.
Para AROCA VIVES, el acompañamiento de OpenSky Consultores fue determinante durante todo el proceso.
Desde las primeras reuniones hasta la puesta en marcha del chatbot, el equipo trabajó de manera organizada, realizando seguimiento permanente al proyecto, definiendo actividades y asegurando que cada entrega respondiera a las necesidades de la firma.
Según Yasmin Villanueva, uno de los aspectos más valiosos fue la disposición constante del equipo y el orden con el que se desarrolló la implementación.
Ese acompañamiento permitió construir una solución alineada con los procesos de la organización y sentar las bases para futuras iniciativas de transformación digital.
OpenSky: un aliado para hacer realidad la transformación digital
El éxito del proyecto no estuvo únicamente en la implementación de la tecnología.
Para AROCA VIVES, el acompañamiento de OpenSky Consultores fue determinante durante todo el proceso.
Desde las primeras reuniones hasta la puesta en marcha del chatbot, el equipo trabajó de manera organizada, realizando seguimiento permanente al proyecto, definiendo actividades y asegurando que cada entrega respondiera a las necesidades de la firma.
Según Yasmin Villanueva, uno de los aspectos más valiosos fue la disposición constante del equipo y el orden con el que se desarrolló la implementación.
Ese acompañamiento permitió construir una solución alineada con los procesos de la organización y sentar las bases para futuras iniciativas de transformación digital.
El primer paso hacia una nueva experiencia digital
Para AROCA VIVES, la implementación del chatbot representa mucho más que un nuevo canal de atención.
Es el inicio de una estrategia de transformación digital que permitirá seguir incorporando tecnología para mejorar la experiencia de sus clientes y optimizar la operación interna.
Hoy la firma cuenta con una plataforma capaz de atender consultas, organizar la información, medir la satisfacción de los usuarios y automatizar el proceso de agendamiento.
Un ecosistema que combina tecnología y servicio para ofrecer una experiencia moderna, eficiente y cercana.
¿Tu empresa también quiere transformar la experiencia de sus clientes?
En OpenSky Consultores ayudamos a organizaciones de todos los sectores a implementar soluciones como Zoho SalesIQ, Zoho Bookings y el ecosistema Zoho para automatizar la atención, mejorar la experiencia del cliente y aumentar la productividad de sus equipos.
Diseñamos soluciones personalizadas que se adaptan a los procesos de cada organización y acompañamos todo el proceso de implementación, adopción y evolución tecnológica.
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